Персонифицированный учет

Предоставление информации о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, для оформления дубликата трудовой книжки

С 2024 года органами Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - Фонд) для оформления работнику дубликата трудовой книжки  предоставляется информация о его трудовой деятельности, содержащейся в его индивидуальном лицевом счете (далее – ИЛС), открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования за период, начиная с 1 января 2003 года.[1] Информацию наниматель получает посредством:

общегосударственной автоматизированной информационной системы;

информационного ресурса «Личный кабинет плательщика взносов», размещенного на корпоративном портале Фонда[2].

Для этой цели на едином портале электронных услуг (e-pasluga.by) доступна новая электронная услуга Фонда 3.25.12 «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)».

На корпоративном портале Фонда (portal.ssf.gov.by) в подсистеме «Справочно–информационные сервисы» (вкладка «Персонифицированный учет») в личном кабинете плательщика доступен сервис «Оформление дубликата трудовой книжки».

При нажатии на кнопку «Сформировать запрос» в открывшемся окне заполняется страховой номер ИЛС лица, по которому запрашиваются сведения о трудовой деятельности. Страховой номер ИЛС лица, осуществляющего запрос, и учетный номер плательщика в органах Фонда (УНПФ) будет заполнен автоматически из личной карточки пользователя (рис. 1).

                                  рис. 1

Данные, указанные в отправленном запросе, подлежат проверке, и должны соответствовать следующему условию:

на дату обработки запроса лицо, осуществляющее запрос, работает по трудовому договору у данного плательщика;

на дату обработки запроса лицо, по которому запрашивается информация о трудовой деятельности, работает по трудовому договору или было уволено не более 6 месяцев назад у данного плательщика.

Если запрос соответствует установленным требованиям, предоставляется информация о трудовой деятельности работника отдельно по каждому плательщику по установленной форме (рис.2).

                                             рис. 2

Представление документов персонифицированного учета в электронной форме через «Личный кабинет плательщика взносов»

Начиная с 1 апреля 2024 года пачки документов персонифицированного учета (ДПУ), а также пояснительная записка к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения», плательщиками обязательных страховых взносов (плательщик) представляются только через информационный ресурс «Личный кабинет плательщика взносов», размещенный на корпоративном портале Фонда (portal.ssf.gov.by)[1] (кроме плательщиков, имеющих недоимку):

в виде электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью (плательщиками, со среднесписочной численностью свыше 5 человек);

в электронной форме (документы, не заверенные электронной цифровой подписью, плательщиками со среднесписочной численностью до 5 человек).

Порядок информационного взаимодействия в электронной форме установлен Положением о порядке взаимодействия в электронной форме, утвержденным постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 12.12.2023 №16 (Положение).

Право взаимодействия в электронной форме предоставляется при личном обращении должностного или иного уполномоченного лица плательщика, выполняющего функции его руководителя, в орган Фонда по месту постановки плательщика на учет на основании заявления о создании (блокировке) учетной записи пользователя по установленной форме[2] с предъявлением документа, удостоверяющего личность, а также документов, подтверждающих полномочия указанного лица:

для действующего плательщика - приказ (распоряжение) о назначении на должность руководителя или иной документ, подтверждающий полномочия руководителя данного юридического лица;

для плательщика, находящегося в процедуре ликвидации, - документ о назначении ликвидатора (если ликвидатором является юридическое лицо - документ, подтверждающий полномочия руководителя данного юридического лица);

для плательщика, в отношении которого возбуждено производство по делу о несостоятельности или банкротстве, - определение суда о назначении антикризисного управляющего;

для реорганизованного плательщика - документы, подтверждающие переход прав правопреемнику (разделительный баланс, передаточный акт), а также документ, подтверждающий полномочия руководителя правопреемника.

Плательщиками из числа физических лиц, самостоятельно уплачивающих обязательные страховые взносы, в том числе предоставляющих работу гражданам по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг и создание объектов интеллектуальной собственности, вышеуказанные документы, подтверждающие полномочия лица, не представляются.

Данное право представляется только одному пользователю плательщика, выполняющему функции его руководителя, предъявившему документ, удостоверяющий личность (далее - пользователь).

Работник органа Фонда в течение рабочего дня, следующего за днем представления заявления со всеми документами, указанными в пункте 3 Положения, создает на корпоративном портале Фонда учетную запись пользователя, позволяющую осуществить последующую авторизацию пользователя по логину и паролю в информационном ресурсе «Личный кабинет плательщика взносов» посредством межбанковской системы идентификации, и направляет об этом сообщение на адрес электронной почты плательщика.

Учетная запись пользователя плательщика блокируется в день выявления следующих обстоятельств:

увольнение или отсутствие подтверждения факта занятости пользователя у данного плательщика (для руководителя плательщика, выполняющего данную функцию в качестве физического лица на основании трудовых и (или) гражданско-правовых отношений);

изменение состояния плательщика (принятие решения о ликвидации (прекращении деятельности) либо о его отмене; возбуждение производства по делу о несостоятельности или банкротстве либо его отмена; снятие с учета в качестве плательщика в органах Фонда);

по истечении 90 дней со дня создания пользователя реорганизованного плательщика;

превышение среднесписочной численности застрахованных работников плательщика свыше 5 человек;

личное обращение должностного или иного уполномоченного лица плательщика с заявлением о создании (блокировке) учетной записи пользователя.

В течение дня, следующего за днем выявления указанных в обстоятельств, на адрес электронной почты плательщика направляется сообщение о потере актуальности учетной записи пользователя.

Сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 по государственным гражданским служащим

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2022 г. № 945 установлено, что по застрахованным лицам, занимающим государственные гражданские должности на 1 января 2023 года, необходимо не позднее 10 апреля 2023 года представить сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (далее – форма ПУ-2) с указанием присвоенного класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга).

Если на государственного гражданского служащего в период с 1 июля 2019 года по 31 декабря 2022 года была представлена форма ПУ-2 с заполнением кода должности служащего, то на данное застрахованное лицо представляется две формы ПУ-2: за 4 квартал 2022 года и за 1 квартал 2023 года с заполнением только раздела 2 «Сведения о периодах работы по должности служащего, профессии рабочего» (далее - раздел 2).

В форме ПУ-2 за 4 квартал 2022 года заполняются подразделы 2.1 и 2.2 раздела 2, при этом, в подразделе 2.2 по графе «Дата увольнения (перевода) по профессии рабочего, должности служащего» заполняется дата 31.12.2022. Графа «Код основания увольнения» не заполняется.

В форме ПУ-2 за 1 квартал 2023 года заполняются не только подразделы 2.1 и 2.2, но и подраздел 2.3 раздела 2. В графе «Дата приема (перевода, назначения) по профессии рабочего, должности служащего» подраздела 2.2 и в графе «Дата присвоения» подраздела 2.3 заполняется дата 01.01.2023.

В графах «Дата приказа», «Номер приказа» указывается дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого застрахованному лицу присвоен класс государственного гражданского служащего или квалификационный класс судей судов Республики Беларусь в соответствии с Законом Республики Беларусь от 1 июня 2022 г. № 175-З «О государственной службе».

По прокурорским работникам, сотрудникам Министерства иностранных дел, должностным лицам таможенных органов заполняется дата и номер приказа, на основании которого застрахованному лицу в этом государственном органе был присвоен (после 1 июля 2019 года и действующий на 01.01.2023 года) классный чин прокурорского работника, дипломатический ранг сотрудника Министерства иностранных дел, или персональное звание должностного лица таможенных органов. Если присвоение классного чина, персонального звания, дипломатического ранга после приема на работу не было - заполняются дата и номер приказа (распоряжения) при приеме на работу.

Начиная с 1 января 2023 года по застрахованным лицам, принимаемым на работу на государственные гражданские должности, в форме ПУ-2 заполняются раздел 1 «Сведения о приеме на работу и увольнении с работы» и все подразделы раздела 2, т.е. не только подраздел 2.1 и 2.2, но и подраздел 2.3 «Сведения о присвоении квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга)».

Схема очередности и сроки предоставления документов персонифицированного учета в органы Фонда за 3 квартал 2023 года

Схема очередности предоставления документов персонифицированного учета в органы Фонда

Во избежание  возвратов форм документов персонифицированного учета (далее – ДПУ) органами ФСЗН за III квартал 2023 г. необходимо соблюдать  очередность их представления:

Обращаем внимание:

Плательщики страховых взносов, имеющие недоимку, обязаны представлять пачки ДПУ, содержащие формы ПУ-3, непосредственно в орган Фонда (пункт 5 Инструкции о передаче-приеме форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7; далее - Инструкция о передаче-приеме ДПУ № 7)

ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМЕ ПУ-2(С 01.07.2021)

ОПРЕДЕЛЕНЫ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ НОВОЙ ФОРМЫ ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении»

        С 1 июля 2021 года внесены изменения в Инструкцию о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета (утверждена Постановлением правления Фонда социальной защиты населения министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 19 июня 2014 г. №7) и Инструкцию по формату документов персонифицированного учета  (утверждена Постановлением правления Фонда социальной защиты населения министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 29 июня 2009 г. № 10).

       Они затронули порядок заполнения новой формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» (далее – Форма ПУ-2). Начиная с июля 2021 Форма ПУ-2 дополнена следующими данными:

• наименованием должности служащего (профессии рабочего);
• наименованием структурного подразделения,  в котором работает застрахованное лицо;
• сведениями о присвоении класса для кодов профессии рабочего «Водитель автомобиля», класса государственного служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга).

Форма ПУ-2 заполняется и представляется по застрахованным лицам:

• на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
• в случае приостановления в соответствии с законодательством срока действия трудового договора;
• в случае перевода (за исключением временного перевода) застрахованных лиц в представительствах и филиалах, выделенных на самостоятельный баланс;
• при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества.

Форма Пу-2 с 01.07.2021 содержит 2 раздела:
            раздел 1 «Сведения о приеме на работу и увольнении с работы»;
            раздел 2 «Сведения о периодах работы по должности служащего, профессии рабочего»:
            подраздел 2.1. «Сведения о наименовании должности служащего, профессии рабочего указанные в приказе (распоряжении) работодателя о приеме на работу, переводе (назначении) на другую постоянную работу на основании штатного расписания»;
            подраздел 2.2. «Сведения о периоде работы по должности служащего, профессии рабочего »;
            подраздел 2.3. «Сведения о присвоении квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга)».

Новшества в заполнении формы ПУ-3 с 01.01.2022

Изменения в заполнении раздела 2 «Дополнительные сведения» формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения»

  Классификатор сведений, используемых при заполнении раздела 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения» дополнен новыми кодами видов деятельности, определены правила их применения (Постановление правления Фонда социальной защиты населения министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь  от 24.12.2021 № 14 «Об изменении постановлений правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2009 г. № 10 и от 19 июня 2014 г. N 7).

  Начиная с отчетного периода 1 квартал 2022 года по застрахованным лицам (далее - ЗЛ), работающим на основе трудового договора (код категории ЗЛ "01"), государственным служащим (код категории ЗЛ "07"), физическим лицам, которые являются собственником имущества (участником, членом, учредителем) юридического лица и выполняют функции его руководителя (код категории ЗЛ "30"), в разделе 2 "Дополнительные сведения о стаже" индивидуальных сведений по форме ПУ-3 код вида деятельности «ДЕТИ» (период отпуска по уходу за ребенком и ухода за детьми до достижения ими возраста 3 лет) не заполняется, при этом заполняются новые коды видов деятельности:

• «ДЕТИ0» - период отпуска по уходу за ребенком и ухода за детьми до достижения ими возраста 3 лет без выплаты пособия по уходу за ребенком;
• «ДЕТИ50» - период отпуска по уходу за ребенком и ухода за детьми до достижения ими возраста 3 лет с выплатой пособия по уходу за ребенком в размере 50 процентов от установленного размера;
• «ДЕТИ100» - период отпуска по уходу за ребенком и ухода за детьми до достижения ими возраста 3 лет с выплатой пособия по уходу за ребенком (детьми) в размере 100 процентов от установленного размера;
• «ДПОСОБ50» - период получения пособия по уходу за ребенком (детьми) в возрасте до 3 лет лицами, не находящимися в отпуске по уходу за ребенком (детьми) в возрасте до 3 лет, с выплатой пособия по уходу за ребенком (детьми) в размере 50 процентов от установленного размера;
• «ДПОСОБ100» - период получения пособия по уходу за ребенком (детьми) в возрасте до 3 лет лицами, не находящимися в отпуске по уходу за ребенком (детьми) в возрасте до 3 лет, с выплатой пособия по уходу за ребенком (детьми) в размере 100 процентов от установленного размера.

По данным кодам видов деятельности в графе «показатель» указывается количество детей в возрасте до 3 лет, графа «продолжительность рабочей недели» не заполняется.

Определены следующие правила их применения:

периоды по видам деятельности "ДЕТИ0", "ДЕТИ50" не могут пересекаться с периодами по видам деятельности "ДПОСОБ100", "ДПОСОБ50";

период по виду деятельности "ДЕТИ50" не может пересекаться с периодом по виду деятельности "ДЕТИ100";

период по виду деятельности "ДПОСОБ100" не может пересекаться с периодом по виду деятельности "ДПОСОБ50".

О предоставлении формы ПУ-2 для расчета листков по временной нетрудоспособности

С 2024 года по застрахованным лицам, у которых дата начала случая временной нетрудоспособности, беременности и родов наступила, начиная с 1 января 2024 года, и у которых в форме ПУ-2 не указан код работы по совместительству, форма ПУ-2 представляется в течение 2 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом листка нетрудоспособности и заполняется в ней:

подразделы  2.1 и 2.2 раздела 2, при этом:

в подразделе 2.2. в графе «Дата приема (перевода, назначения) по профессии рабочего, должности служащего» – 01.07.2019;

в графах «Дата приказа», «Номер приказа» – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого застрахованное лицо работает у работодателя в определенной должности служащего, профессии рабочего, в определенном структурном подразделении, по определенному коду работы по совместительству (пункт 15 Правил, п. 10 Инструкции о порядке заполнения форм ДПУ.

Справочно: Пособия назначаются по основному месту работы с учетом заработка по месту работы на условиях внутреннего или внешнего совместительства. Пособия по месту работы на условиях внутреннего или внешнего совместительства работникам не назначаются и не выплачиваются, за исключением случаев нахождения получателя пособия в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет по основному месту работы (п. 31 Положения о порядке обеспечения пособиями).

Запрос на получение сведений о периодах уплаты обязательных страховых взносов и размере среднедневного заработка для исчисления пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам заполняется по каждому листку нетрудоспособности застрахованного лица, работающего:

• по трудовому договору – только плательщиком, у которого застрахованное лицо работает по основному месту работы,  что отражено в сведениях по форме ПУ-2;
• на условиях совместительства, в случае нахождения получателя пособия в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет по основному месту работы – плательщиком, у которого застрахованное лицо работает на условиях совместительства, что отражено в форме ПУ-2 (пункт 6 Положения о порядке предоставления сведений и информации при назначении пособий)